1С Бухгалтерский аутсорсинг

Конвейер учёта для бухгалтерской аутсорсинговой фирмы

Аутсорсинговая бухгалтерия вела клиентов в десятках несвязанных баз разных версий и форматов, что замедляло работу и плодило ошибки. Стандартизировали учёт на едином парке 1С:Бухгалтерия 8 с типовыми регламентами, отдельным сервисом для микроклиентов и единым местом для зарплатной отчётности и договоров.

Обсудить похожий проект Все кейсы 1С

Главный результат

×1,5

клиентов на бухгалтера

Обслуживаемых организаций 70+

Бухгалтеров 9

Срок проекта 4 месяца

О клиенте

Контекст проекта

Бухгалтерская аутсорсинговая фирма, ведущая полный и упрощённый учёт более чем для 70 малых организаций и ИП из разных отраслей — торговля, услуги, небольшое производство. В штате 9 бухгалтеров, клиенты на УСН и ОСНО, у части нет собственного бухгалтера вовсе.

Задача

Что не работало до нас

Каждый клиент вёлся в своей базе разных лет и редакций: обновления, типовые операции и закрытие периода приходилось делать в каждой по-своему.

Зарплата, взносы и персонифицированная отчётность по сотрудникам клиентов считались в разрозненных файлах, сверки с ФНС и СФР отнимали много времени.

Договоры на обслуживание и допсоглашения хранились по папкам и почте, сроки продления и приложения терялись, актуальную версию найти было сложно.

Решение

Что мы сделали

Единый парк 1С:Бухгалтерия 8

Перевели клиентов на стандартизированный набор баз 1С:Бухгалтерия 8 с едиными планами счетов, регламентами закрытия и централизованным обновлением.

Микроклиенты на отдельном сервисе

Для самых маленьких организаций и ИП «одного человека» подключили 1С:Бухгалтерия для 1 + Сдача отчётности — простой учёт и сдача отчётности без избыточного функционала.

Зарплатная отчётность в 1С:Налогоплательщик 8

Собрали подготовку и сдачу отчётности по НДФЛ, страховым взносам и персучёту в 1С:Налогоплательщик 8 с выгрузкой в контролирующие органы.

Договоры в 1С:Договоры 8

Перенесли договоры на обслуживание, допсоглашения и акты в 1С:Договоры 8 с шаблонами, контролем сроков и согласованием.

Типовые регламенты

Описали единые регламенты приёма первички, закрытия месяца и сдачи отчётности, чтобы клиента мог подхватить любой бухгалтер.

Состав работ

Что входило в проект

Аудит существующих баз и составление плана миграции по клиентам
Развёртывание единого парка 1С:Бухгалтерия 8 и перенос остатков
Подключение 1С:Бухгалтерия для 1 + Сдача отчётности для микроклиентов
Настройка 1С:Налогоплательщик 8 и обмена с ФНС и СФР
Перенос договоров и шаблонов в 1С:Договоры 8
Разработка типовых регламентов ведения и закрытия периода
Обучение 9 бухгалтеров единым процессам и опытная эксплуатация

Стек и инструменты

Технологии

1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия для 1 + Сдача отчётности 1С:Налогоплательщик 8 1С:Договоры 8 Электронная сдача отчётности (1С-Отчётность)

Этапы

Как двигался проект

Этап 01

Аудит баз и план миграции

3 недели

1
Этап 02

Стандартизация 1С:Бухгалтерия 8 и перенос данных

6 недель

2
Этап 03

Зарплатная отчётность и договоры

4 недели

3
Этап 04

Регламенты, обучение и опытная эксплуатация

4 недели

4

Результат

Что получил клиент

Один бухгалтер ведёт в среднем в полтора раза больше организаций за счёт единых процессов и шаблонов.
Обновление и закрытие периода унифицированы, ошибок из-за разных версий баз больше нет.
Зарплатная отчётность и персучёт по всем клиентам собраны в одном месте, сверки с ФНС и СФР проходят без ручных файлов.
Все договоры на обслуживание и допсоглашения хранятся в 1С:Договоры 8 с контролем сроков продления.