1С Культура (бюджетная сфера)

Учёт, закупки и финансовое планирование в учреждении культуры

Бюджетное музейное объединение перевели на единую базу госсектора, где бухгалтерия, план финансово-хозяйственной деятельности и закупочная деятельность связаны напрямую. Заявки на закупку рождаются из плана ФХД и доводятся до исполнения без дублирующего ввода в смежных таблицах и системах.

Обсудить похожий проект Все кейсы 1С

Главный результат

−40%

время на план ФХД и заявки

Сотрудников 260

Филиалов и площадок 6

Срок внедрения 6 месяцев

О клиенте

Контекст проекта

Музейное объединение федерального уровня с шестью выставочными и фондовыми площадками, реставрационными мастерскими и приносящей доход деятельностью (билеты, экскурсии, издания). Около 260 сотрудников, финансирование из субсидии на задание, целевых субсидий и собственных доходов.

Задача

Что не работало до нас

Бухгалтерия по нескольким источникам финансирования велась в одной базе, а план ФХД и реестр заявок — в отдельных таблицах, которые не сходились с фактом.

Закупочная деятельность не была связана с планом: заявки заводили заново, обоснования и связку с лимитами проверяли вручную.

Корректировки плана ФХД по площадкам и источникам собирались долго, актуальную версию плана найти было сложно.

Решение

Что мы сделали

Учёт в 1С:БГУ

Перенесли остатки и НФА, настроили раздельный учёт по КФО, целевым субсидиям и приносящей доход деятельности по площадкам.

Финансовое планирование

Внедрили подсистему Финансовое планирование с формированием плана ФХД, контролем лимитов и версионностью корректировок.

Закупки от плана к исполнению

Подключили модуль закупок: заявки рождаются из плана ФХД, ведутся обоснования и контроль исполнения по статьям.

Учёт доходов площадок

Настроили учёт приносящей доход деятельности и распределение накладных по объектам.

Отчётность

Настроили регламентированную и бюджетную отчётность учредителю с проверками.

Состав работ

Что входило в проект

Обследование учёта, планирования и закупок музейного объединения
Перенос данных в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8
Настройка раздельного учёта по КФО и источникам по площадкам
Внедрение подсистемы финансового планирования и плана ФХД
Настройка закупочных заявок и связки план-закупка-исполнение
Настройка учёта приносящей доход деятельности
Обучение бухгалтерии, планово-экономического отдела и закупщиков
Опытная эксплуатация на цикле формирования и корректировки плана

Стек и инструменты

Технологии

1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 Финансовое планирование. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения Сервер 1С на PostgreSQL

Этапы

Как двигался проект

Этап 01

Обследование и проектирование

5 недель

1
Этап 02

Перенос данных и настройка учёта

6 недель

2
Этап 03

Финансовое планирование (план ФХД)

5 недель

3
Этап 04

Закупки и связка с планом

4 недели

4
Этап 05

Обучение и опытная эксплуатация

4 недели

5

Результат

Что получил клиент

Время на формирование и корректировку плана ФХД и заявок сократилось примерно на 40%.
Заявки на закупку формируются из плана ФХД, обоснования и контроль лимитов автоматизированы.
Актуальная версия плана ФХД доступна в системе, версии корректировок прослеживаются.
Учёт по площадкам и источникам финансирования ведётся в одной базе без сверки таблиц.