1С Орган ЗАГС

Автоматизация органа ЗАГС и внутреннего документооборота

Региональное управление ЗАГС с сетью территориальных отделов перевели на единый контур регистрации актов гражданского состояния и внутреннего документооборота. Запись актов, выдача документов, обмен с ЕГР ЗАГС и согласование внутренних документов заработали в согласованной системе без дублирующих журналов.

Обсудить похожий проект Все кейсы 1С

Главный результат

−50%

время на регистрацию и выдачу

Отделов ЗАГС 22

Записей актов в год 48 000

Срок внедрения 6 месяцев

О клиенте

Контекст проекта

Региональное управление записи актов гражданского состояния с 22 территориальными отделами. Около 48 000 записей актов в год (рождение, брак, расторжение, перемена имени, смерть), обязательный обмен с федеральной государственной информационной системой ЕГР ЗАГС и приём граждан в отделах.

Задача

Что не работало до нас

Регистрация актов и ведение журналов в отделах велись разрозненно, сверка с федеральным реестром требовала ручной выгрузки и проверки.

Повторная выдача документов и работа с обращениями граждан занимали много времени из-за поиска по бумажным и локальным журналам.

Внутренние приказы, заявки и обращения по отделам согласовывались по почте и на бумаге, исполнение и сроки не контролировались централизованно.

Решение

Что мы сделали

Регистрация актов в 1С:ЗАГС

Развернули единую базу регистрации актов гражданского состояния по всем отделам с печатью и повторной выдачей документов.

Обмен с ЕГР ЗАГС

Настроили формирование и передачу сведений в федеральную систему ЕГР ЗАГС и контроль квитанций.

Документооборот управления

Перевели внутренние приказы, заявки и обращения граждан в 1С:Документооборот государственного учреждения 8 с маршрутами и контролем сроков.

Единый поиск по записям

Настроили централизованный поиск по актам и заявителям для быстрой повторной выдачи.

Доступ и защита данных

Настроили роли по отделам, журнал действий и регламент защиты персональных данных.

Состав работ

Что входило в проект

Обследование процессов регистрации актов и делопроизводства управления
Развёртывание 1С:ЗАГС и подключение 22 отделов
Настройка обмена сведениями с ЕГР ЗАГС и контроля квитанций
Перенос справочников и настройка форм актовых записей
Внедрение документооборота управления и маршрутов согласования
Настройка ролей, разграничения доступа и защиты персональных данных
Обучение специалистов отделов и канцелярии управления
Опытная эксплуатация с контролем обмена с федеральной системой

Стек и инструменты

Технологии

1С:ЗАГС 1С:Документооборот государственного учреждения 8 Обмен с ЕГР ЗАГС Защищённый программный комплекс 1С:Предприятие 8.3z

Этапы

Как двигался проект

Этап 01

Обследование и проектирование

5 недель

1
Этап 02

Развёртывание 1С:ЗАГС по отделам

7 недель

2
Этап 03

Обмен с ЕГР ЗАГС

4 недели

3
Этап 04

Документооборот управления

4 недели

4
Этап 05

Обучение и опытная эксплуатация

4 недели

5

Результат

Что получил клиент

Время на регистрацию акта и выдачу документов сократилось примерно вдвое.
Сведения передаются в ЕГР ЗАГС из системы, ручная выгрузка и сверка исключены.
Повторная выдача и работа с обращениями ускорились за счёт единого поиска по записям.
Внутренние приказы и обращения согласуются в системе, сроки исполнения под контролем.