1С Международная торговля

Англоязычный документооборот распределённой компании на 1С:Document Management 8

Торгово-импортная группа с подразделениями в нескольких странах перевела согласование договоров и внутренних документов в единую систему. Иностранные сотрудники работают в 1С:Document Management 8 на английском, российские офисы — в 1С:Документооборот 8, данные о клиентах и сделках берутся из 1С:CRM.

Обсудить похожий проект Все кейсы 1С

Главный результат

×2

быстрее согласование договоров

Пользователей 380

Подразделений 9

Срок внедрения 7 месяцев

О клиенте

Контекст проекта

Группа компаний-импортёр промышленного оборудования с головным офисом в России и представительствами за рубежом. Около 380 сотрудников, девять подразделений, часть менеджеров и юристов — иностранные специалисты, не владеющие русским языком.

Задача

Что не работало до нас

Зарубежные сотрудники не могли полноценно работать в русскоязычной системе документооборота, контракты согласовывались по электронной почте и в мессенджерах.

Цикл согласования внешнеторгового контракта растягивался на 10–14 дней, версии договора терялись между офисами.

Связь между договором, перепиской и историей сделки отсутствовала: юрист и менеджер по продажам работали в разных системах.

Решение

Что мы сделали

Двуязычный документооборот

Развернули 1С:Document Management 8 с англоязычным интерфейсом для зарубежных подразделений и единой моделью документов для всей группы.

Маршруты согласования контрактов

Настроили процессы согласования внешнеторговых и внутренних договоров с ролями юриста, финансиста и руководителя, контролем сроков и версионностью.

Российский контур

Связали зарубежный контур с 1С:Документооборот 8 в российских офисах для обмена документами и поручениями внутри группы.

Связь со сделками

Подключили 1С:CRM: к договору привязываются клиент, история переписки и этап сделки, согласование запускается прямо из карточки контрагента.

Единый архив

Настроили единое хранилище документов с правами доступа по подразделениям и юрисдикциям.

Состав работ

Что входило в проект

Обследование документооборота в российских и зарубежных подразделениях
Развёртывание 1С:Document Management 8 с английской локализацией интерфейса
Настройка маршрутов согласования внешнеторговых и внутренних договоров
Интеграция с российским контуром 1С:Документооборот 8
Интеграция с 1С:CRM по контрагентам и сделкам
Настройка прав доступа и единого архива по подразделениям
Обучение русско- и англоязычных пользователей, опытная эксплуатация

Стек и инструменты

Технологии

1С:Document Management 8 1С:Документооборот 8 1С:CRM Сервер 1С на PostgreSQL ЭДО

Этапы

Как двигался проект

Этап 01

Обследование и проектирование процессов

6 недель

1
Этап 02

Развёртывание и локализация интерфейса

5 недель

2
Этап 03

Маршруты согласования и интеграции

8 недель

3
Этап 04

Связь с CRM и единый архив

5 недель

4
Этап 05

Обучение и опытная эксплуатация

6 недель

5

Результат

Что получил клиент

Цикл согласования внешнеторгового контракта сократился с 10–14 до 5–6 дней.
Иностранные сотрудники работают в системе на английском, без посредников и ручного перевода форм.
Все версии и история согласования договора хранятся в одной системе, потери версий исключены.
Юрист и менеджер видят договор вместе со сделкой и перепиской из 1С:CRM.