1С Проектный институт

Электронный архив проектной документации на 1С:Архив

Проектно-изыскательский институт перевёл бумажный архив проектной и организационно-распорядительной документации в электронный вид. 1С:Архив обеспечил учёт дел, поиск, контроль сроков хранения и выдачи, а связь с 1С:Документооборот 8 замкнула жизненный цикл документа от создания до архива.

Обсудить похожий проект Все кейсы 1С

Главный результат

−60%

меньше времени на поиск документов

Сотрудников 260

Оцифровано дел 48 000

Срок внедрения 8 месяцев

О клиенте

Контекст проекта

Проектно-изыскательский институт с историей в несколько десятилетий: около 260 сотрудников, многотысячный бумажный фонд проектов, чертежей, отчётов об изысканиях и распорядительных документов. Часть дел хранилась в отдельном помещении и регулярно запрашивалась для повторного использования в новых проектах.

Задача

Что не работало до нас

Бумажный архив занимал отдельные помещения, поиск нужного дела или старого проекта занимал от часа до нескольких дней.

Учёт выдачи и возврата дел вёлся в журналах, документы терялись и не возвращались на место.

Сроки хранения и состав дел контролировались вручную, подготовка к плановой передаче на хранение требовала большой ручной работы.

Решение

Что мы сделали

Электронный архив на 1С:Архив

Развернули 1С:Архив с единым реестром дел, номенклатурой и поиском по реквизитам и содержанию документов.

Оцифровка и штрихкодирование

Организовали поточное сканирование бумажного фонда, штрихкодирование дел и привязку электронных образов к карточкам.

Учёт выдачи и сроков хранения

Настроили учёт выдачи и возврата дел, контроль сроков хранения и формирование описей для передачи.

Связь с документооборотом

Подключили 1С:Документооборот 8: согласованные документы автоматически передаются в архив, служебные записки на выдачу дел оформляются в системе.

Состав работ

Что входило в проект

Обследование архивного фонда и номенклатуры дел
Развёртывание и настройка 1С:Архив, проектирование структуры хранения
Организация поточной оцифровки и штрихкодирования дел
Загрузка электронных образов и привязка к карточкам документов
Настройка учёта выдачи, возврата и контроля сроков хранения
Интеграция с 1С:Документооборот 8 по передаче документов в архив
Настройка прав доступа и поиска, обучение архивариусов и пользователей

Стек и инструменты

Технологии

1С:Архив 1С:Документооборот 8 Сервер 1С на PostgreSQL Поточные сканеры и штрихкодирование Active Directory

Этапы

Как двигался проект

Этап 01

Обследование фонда и номенклатуры

5 недель

1
Этап 02

Настройка 1С:Архив и структуры хранения

6 недель

2
Этап 03

Оцифровка и загрузка образов

12 недель

3
Этап 04

Интеграция с документооборотом

5 недель

4
Этап 05

Обучение и опытная эксплуатация

4 недели

5

Результат

Что получил клиент

Поиск дела или проектного документа занимает секунды вместо часов и дней.
Оцифровано 48 000 дел, освобождены помещения под архив, риск утраты бумаги снижен.
Учёт выдачи и возврата дел ведётся в системе, документы не теряются.
Согласованные в 1С:Документооборот 8 документы автоматически попадают в электронный архив.